Almar B&C - Systemy dla stacji paliw.

Małych stacjach paliw z jednym stanowiskiem kasowym.
Dużych stacjach z kilkoma stanowiskami kasowymi i końcówką biurową.
Dużych obiektach,

gdzie dla zwiększenia przepustowości jeden lub kilka ciągów wyposażone są w automaty do bezobsługowej sprzedaży. Zastosowanie zaawansowanych narzędzi programowych umożliwia integrację systemu kasowego stacji paliw z innym systemem kasowym (hipermarket).

2. Interface użytkownika

Interface użytkownika został wykonany w taki sposób, aby w trakcie generowania dokumentów sprzedaży, kasjer miał możliwość obserwacji dystrybutorów oraz zarządzania ich pracą. W tym celu podstawowy ekran został podzielony na kilka obszarów.

Obszar wizualizacji pracy dystrybutorów
Obszar ten spełnia dwie funkcje:

Pozwala na bieżące śledzenie pracy dystrybutorów. Dostępne informacje to: stan pracy (zablokowany, odblokowany, tankowanie), gatunek oraz ilość / kwota aktualnie tankowanego paliwa, sposób uwolnienia dystrybutora (do pełna, za wybraną kwotę / ilość).
Pozwala na sterownie pracą dystrybutora:

Obszar roboczy generowania dokumentów sprzedaży

Praca w tym obszarze umożliwia:

przygotowanie dokumentu sprzedaży - zgromadzenie wybranego tankowania (tankowań) oraz artykułów i usług na powstającym dokumencie,
wybranie (dopisanie) kontrahenta do dokumentu imiennego,
wybranie typu dokumentu rozchodu,
wybranie formy płatności,
realizację programów lojalnościowych.

Pasek menu opcji pomocniczych

W trakcie pracy kasjer ma możliwość uruchomienia kilku dodatkowych operacji wywoływanych z menu opcji pomocniczych. Należą do nich:

Kasjer - logowanie i wylogowanie użytkownika,
Dystrybutory - zmiana trybu pracy stacji:
- dzienny (tankowanie do pełna)
- nocny (tankowania przedpłacane)
S-Ben - uruchamianie aplikacji biurowej, wyjście z programu,...

Obszar pomocy - podpowiedzi kontekstowych

W zależności od aktualnie wykonywanych czynności (operacji) pole to zawiera informacje o dostępnych opcjach z jednoczesnym opisem klawiszy szybkiego dostępu.

Obszar przycisków szybkiego dostępu do opcji

Obszar ten zawiera przyciski opcji dostępnych dla aktualnie uruchomionej operacji. Uruchomienie wybranej opcji następuje poprzez kliknięcie myszką, dotknięcie (w przypadku korzystania z ekranu dotykowego) lub użycie kombinacji klawiszy widniejącej w opisie przycisku.

3. Operacje Sprzedaży

System obsługi sprzedaży został skonstruowany w taki sposób, aby kasjer miał możliwość szybkiego obsłużenia klienta, a co za tym idzie łatwego dostęp do funkcji identyfikujących sprzedawane artykuły, kontrahenta, formy sprzedaży i płatności.

Sprzedaż artykułów i paliw

W oknie Pozycje sprzedaży możemy umieścić dowolną ilość artykułów i tankowań, w dowolnej kolejności. Najprostszym sposobem identyfikacji artykułów jest odczytanie kodu kreskowego. Możliwymi sposobami identyfikacji i szybkiego wyboru są również:

podział na działy i grupy;
nazwa;
indeks towarowy;
cena;

Identyfikacja kontrahentów

Dokumenty sprzedaży i formy płatności

System umożliwia generowanie wszystkich ogólnie stosowanych dokumentów rozchodu jakimi są:

Aby umożliwić maksymalne dopasowanie ewidencji sprzedaży do wewnętrznych uwarunkowań firmy w zakresie księgowości, system umożliwia definiowanie nowych dokumentów.

Rabaty, programy lojalnościowe

Rozbudowane możliwości przydzielania różnego rodzaju rabatów stanowią element którego zadaniem jest zachęcenie odbiorcy do dokonywania kolejnych zakupów. Wybrany rabat jest zawsze przywiązany do wybranego odbiorcy lub do grupy odbiorców.

Podstawowym rabatem jest przyznanie upustu na wybrany towar - wybranemu odbiorcy - wyliczany jako % od ceny jednostkowej towaru lub wartość odejmowana od ceny jednostkowej.

Przyznawany rabat może być bardziej ogólny i odnosić się do całych grup towarowych.

Od indywidualnej polityki rabatowej możemy przejść do systemu rabatów i promocji w odniesieniu do grup odbiorców. Analizując charakterystykę zakupów wybranego odbiorcy możemy zakwalifikować go do odpowiedniej grupy z dedykowanym programem rabatowym.

Mając do dyspozycji kontakt telefoniczny (powiadamianie przez SMS) z odbiorcami z danej grupy możemy zarządzać krótkotrwałymi akcjami rabatowymi.

Szybkie powiadamianie wybranych odbiorców uzyskujemy poprzez wykorzystanie Komunikatora SMS.

4. Obsługa urządzeń zewnętrznych

Dystrybutory

Dystrybutor	Sterownik
Adast (Beta Control)	konwerter RS 485 / 232
Adast (Logitron)	WAP-8; PLS, PV3500
Bennett	PC-310
Bimex 6000 BP	WAP-8, PLS
Gilbarco	ASPO PCC-S8; ASPO PCC-S1; DOMS
Nuovo Pignone	Konwerter RS 485 / 232
Scheidt & Bachmann	PV-3500, Marketer, DOMS
Tokheim	PLS, DOMS
WayneDresser	PV-3500, Marketer, DOMS
MM-Petro - Mono, Solo, Multi	EHI, konwerter RS 485 / 232

Zbiorniki - systemy monitorowania

SiteSentinel I; SiteSentinel III
Veeder-Root TLS-350; TLS-2

Urządzenia fiskalne

Drukarki fiskalne POSNET - wszystkie modele;
Drukarki fiskalne ELZAB - wszystkie modele;
Drukarki fiskalne OPTIMUS - wszystkie modele;
Drukarka fiskalna EMAR-Duo;
Drukarka fiskalna FR 950 + ( UPOS );
Drukarka fiskalna INNOVA;

Skanery kodów kreskowych

Wszystkie modele ze złączem klawiaturowym i RS 232;

Terminale kart płatniczych

Veri Fone, Novitus

Drukarki faktur i raportów

Wszystkie typy drukarek: igłowych, atramentowych, laserowych

Kolektory danych

Symbol, Metrologic;
Możliwość przyłączenia dowolnego innego kolektora;

Zewnętrzne terminale kasowe

Tankterminal

5. Struktura magazynu

Magazyn artykułów funkcjonuje w systemie partiowym. Oznacza to, że każda dostawa towaru posiada swoją paczkę magazynową jednoznacznie powiązaną z dokumentem przychodu. Dokumenty przychodu powiązane z dokumentami zakupu, które mogą być wielokrotnie korygowane zamykają łańcuch powiązań sprzedaż - paczka magazynowa - dokument przychodu - dokument zakupu.

sprzedaż wybranej pozycji z utrzymaniem stałej marży - w chwili wyczerpania starej paczki magazynowej system automatycznie zmienia cenę sprzedaży zgodnie z nową (otwartą) paczką;
uwidocznienie sprzedaży towaru z dwóch paczek magazynowych o różnych cenach sprzedaży w postaci dwóch pozycji na dokumencie rozchodu;
przyjmowania towaru bez znajomości ceny zakupu;
dowolną ilość korekt ceny zakupu, aż do chwili ustalenia jej prawidłowej wartości;
dokładne określenie wartości sprzedaży w cenach zakupu;

Wsparcie dla inwentaryzacji

Inwentaryzacja
W celach inwentaryzacyjnych system generuje arkusze spisowe.
Prowadzenie inwentaryzacji jest wspomagane poprzez wykorzystanie Kolektorów Danych stanowiących źródło informacji o rzeczywistych ilościach poszczególnych pozycji towarowych.
Ilości do inwentaryzacji mogą być również wprowadzane ręcznie.

Remanent bieżący
W dowolnie wybranym momencie system generuje zestawienie zawierające informacje o aktualnych stanach magazynowych, pomocne podczas bieżącej weryfikacji stanów wybranych artykułów.
Remanent bieżący może obejmować wszystkie towary lub towary z wybranej grupy.

Bilans magazynowy
W celach kontrolnych system generuje również zestawienie okresowe pokazujące wszystkie ruchy pozycji towarowych w wybranym okresie czasu.
podstawowe informacje to:

stan ilościowo-wartościowy na początek okresu;
ilość - wartość dostaw (przychodów) w okresie zestawienia;
ilość - wartość rozchodów w okresie zestawienia;
stan ilościowo-wartościowy na koniec okresu;

6. Zarządzanie kontrahentami

Z przeprowadzonych obserwacji kontrahentów kupujących paliwo wynika, że większość z nich są to stali kontrahenci odwiedzający jedną stację lub ściśle określoną grupę stacji. Aby można było w maksymalnym stopniu związać grupę takich kupujących z wybranym punktem sprzedaży, system posiada wiele funkcji usprawniających obsługę tych klientów oraz rozbudowane możliwości premiowania zakupów.

Identyfikacja stałych kontrahentów

Identyfikacja odbiorców jest prowadzona z wykorzystaniem cech charakterystycznych takich jak: nazwa pełna, nazwa skrócona, NIP, Logo, nr rejestracyjny. Dodatkowo każdy klient może otrzymać kartę stałego klienta do której można przypisać różnego rodzaju rabaty. W związku z tym, że nie każdy rodzaj karty jest odpowiedni dla każdego kupującego Win S-Ben umożliwia zastosowanie dwóch rodzajów kart.

Karty z kodem kresowym - są rozwiązaniem bardzo tanim w produkcji umożliwiającym szybką identyfikację odbiorcy oraz posiadają możliwość umieszczenia reklamy sprzedawcy. Wadą takiego rozwiązania jest to, że karta taka jest bardzo łatwa do podrobienia i przydzielanie rabatu jest bardzo ryzykowne.

Elektroniczne Karty Pamięciowe - są nośnikiem umożliwiającym zapisywanie danych właściciela karty, przypisywanie rabatów, zabezpieczenie dostępu do karty indywidualnym hasłem użytkownika. W użytkowaniu karta taka jest dużo bezpieczniejsza gdyż uniemożliwia korzystanie z zawartych w niej informacji bez znajomości kodu dostępu. Obsługa firm kredytowanych

Konstrukcja Win S-Ben pozwala również na prowadzenie kartotek kontrahentów kredytowanych rozliczanych okresowo. Aby zwiększyć funkcjonalność programu każda kartoteka kontrahenta umożliwia:

dołączenie dowolnej ilość kartotek pojazdów i kierowców;
zadeklarowanie okresu fakturowania, po upływie którego system sam sygnalizuje konieczność rozliczenia danego kontrahenta;
wprowadzenie stanu kartoteki - opcja administratora systemu (kierownik stacji) umożliwiająca wymuszenie na kasjerze sposobu przebiegu transakcji lub płatności:

handlować;
handlować tylko za gotówkę;
nie handlować;

co jest bardzo pomocne w przypadku braku potwierdzenia płatności za już wystawione faktury zbiorcze.

Rozliczanie wydań kredytowych

Każde tankowanie dla firmy kredytowanej jest potwierdzane dowodem wydania paliwa, który zawiera dodatkowo informację o stanie licznika kilometrów. Informacje z poszczególnych tankowań stanowią materiał bazowy do generowania zestawień umożliwiających normowanie zużycia paliwa. Takie zestawienia dołączane są do faktur zbiorczych w postaci tabel odczytywanych przez program MS Excel.

7. Zestawienia, raporty, bilanse

Każdy system prowadzący ewidencję sprzedaży i obrotu magazynowego musi posiadać funkcje umożliwiające prowadzenie rozliczeń i raportów. Jedna z podstawowych aplikacji WIN S-Ben-a umożliwia generowanie dla potrzeb użytkownika systemu wielu rodzajów raportów od bardzo szczegółowych do ogólnych umożliwiając tym ścisłą kontrolę obrotu paliwami i towarami handlowymi.

RAPORTY KASJERÓW

raport przekazania zmiany zawierający:

rozliczenie ilości paliwa wydanego przez dystrybutory;
rozliczenie zapasów i dostaw paliwa w zbiornikach;
rozliczenie wpływów gotówkowych;
rozliczenie utargu w pozostałych formach płatności;
rozliczenie wydań kredytowych;

raport utargu dla wybranego kasjera za dowolny okres czasu uwzględniający rozliczenie wpływów w każdej zdefiniowanej walucie;
raport kasjera potwierdzający wydania towaru wg. grup towarowych;

POZOSTAŁE RAPORTY

rejestry sprzedaży VAT;
kontrola stanów magazynowych poprzez generowanie remanentów i bilansów obrotu towarowego:

ogólnych - dla wszystkich pozycji towarowych;
wybiórczych - dla wybranej grupy pozycji towarowych;

ewidencja różnic stanów magazynowych (przychód, rozchód nadzwyczajny);

ROZLICZENIA Z KONTRAHENTAMI KREDYTOWANYMI

generowanie dokumentów zbiorczych (Faktura VAT) do wcześniej wystawionych WZ;

ZESTAWIENIA

generowanie zestawień szczegółowych i ogólnych (ilościowo-wartościowych) obrazujących obrót towarowy w przekroju:

wybranego odbiorcy-dostawcy lub wszystkich;
wybranej grupy pozycji towarowych lub wszystkich;
wybranych rodzajów transakcji za dowolny okres;

8. Działanie w strukturze rozproszonej

System umożliwia zarządzanie stacjami paliwowymi niezależnie od ich liczby. Wzrost liczby obsługiwanych stacji nie powoduje konieczności wprowadzania zmian w systemie, lecz wiąże się z większym zapotrzebowaniem systemu na przestrzeń dyskową zajmowaną przez centralną bazę danych i dane importowane/eksportowane ze stacji paliwowych (może to powodować konieczność zakupu dodatkowych dysków). Większa ilość stacji paliwowych powoduje również zwiększenie ilości użytkowników centralnego serwera FTP i może się wiązać z koniecznością zwiększenia przepustowości łącza sieciowego serwera centralnego. Dane w systemie przesyłane są za pomocą protokołu FTP. Połączenie inicjowane jest zawsze przez serwery stacji paliw. Każdej stacji paliw odpowiada użytkownik FTP na serwerze centralnym. Każda stacja łączy się z serwerem centralnym co najmniej raz na dobę; częstotliwość automatycznych połączeń może być ustawiana w parametrach serwera stacji paliw. Możliwe jest także natychmiastowe połączenie na żądanie użytkownika.

Serwer centralny

Architekturę podsystemu komunikacyjnego serwera centralnego przedstawia poniższy rysunek.

Serwer FTP - po inicjalizacji połączenia przez serwer stacji paliw udostępnia mu dane ze skrzynki nadawczej i odbiera od niego dane do skrzynki odbiorczej. Każdemu serwerowi stacji paliw odpowiada użytkownik na serwerze centralnym.

Skrzynki nadawcze - zorganizowane jako katalogi dyskowe. Gromadzą pliki do wysłania przez moduł komunikacji. Każdy serwer stacji paliw posiada własną skrzynkę nadawczą umieszczoną na serwerze centralnym, gdzie umieszczane są dane przeznaczone do pobrania.
Skrzynki odbiorcze - organizowane jako katalogi dyskowe. Gromadzą pliki odebrane przez moduł komunikacji. Pliki zawierają raporty i inne dane przesłane ze stacji paliw. Każdy serwer stacji paliw posiada własną skrzynkę odbiorczą na serwerze centralnym.
Moduł zarządzania przepływem danych - Kieruje przepływem informacji poprzez skrzynki nadawczo-odbiorcze, które buforując wiadomości powodują, że czas pozostawania serwerów stacji paliw 'online' jest zminimalizowany.
Centralna baza danych - przechowuje dane dotyczące całej sieci stacji paliw.

Serwer pojedynczej stacji paliw

Architekturę podsystemu komunikacyjnego serwera pojedynczej stacji paliw przedstawia poniższy rysunek.

Moduł zarządzania przepływem danych - wprowadza do lokalnej bazy dane przesłane z serwera centralnego i pobiera z bazy dane do przesłania.
Baza danych - Baza przechowuje informacje dotyczące danej stacji paliw.
Moduł komunikacyjny - nawiązuje połączenie z serwerem centralnym według zadanego programu czasowego lub na żądanie użytkownika, odbiera z serwera centralnego pliki z cennikami i innymi danymi i przesyła do serwera centralnego pliki z raportami.
Skrzynki odbiorcze - zorganizowane jako katalogi dyskowe. Gromadzą pliki odebrane przez moduł komunikacji.
Skrzynki nadawcze - zorganizowane jako katalogi dyskowe. Gromadzą pliki przeznaczone do wysłania przez moduł komunikacji.

Specyfikacja przekazywanych danych

Transmisja danych z i do stacji paliw zastała podzielona na dwie podstawowe części. W dotychczasowej postaci wszystkie dane są odbierane i wysyłane raz na dobę jednak dla samego systemu częstotliwość z jaką następuje wymiana danych nie ma praktycznie żadnego znaczenia. Export

W części eksportowej do systemu centralnego wysyłane są wszystkie zdarzenia (dokumenty) generujące jakikolwiek zmiany w:

stanach magazynowych - wszystkie przychody i rozchody;
stanie kasy;

Dodatkowo w części raportującej wysyłane są:

raporty dobowe;
raporty okresowe;
informacje o zapasach;

Ponadto system wysyła:

wygenerowane zamówienia na towary handlowe;
informacje o zrealizowanych wydaniach nagród lub przydzielonych punktach mających związek z akcjami rabatowymi;

Import Moduł pobierania danych z systemu SAP przewiduje:

aktualizację katalogu artykułów a w szczególności:

listy artykułów dopuszczonych do handlu; narzuconych cen lub marż;

aktualizację katalogu kontrahentów a w szczególności:

informacji o kontrahentach kredytowanych; zmianach istotnych danych;

pobranie informacji o programach rabatowych i lojalnościowych;
aktualizację narzuconych cen paliw;

Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowe ALMAR B&C